Conseils pour réaliser un Rapport Annuel
CONSEILS
Réaliser son Rapport d’Activité
Nous vous donnons ci-dessous les clefs pour un Rapport Annuel ou Rapport d’Activité efficace.
Qu’est-ce qu’un Rapport Annuel, ou Rapport d’Activité?
Pour valoriser une période écoulée, ou une année d’exercice, un Rapport Annuel va reprendre les faits marquants de l’année écoulée.
Le Rapport Annuel peut concerner une entreprise, un organisme, ou une association par exemple.
Ce reporting peut servir plusieurs objectifs:
– Outil de communication: pour mettre en avant le dynamisme de votre structure, renforcer son identité visuelle, et renseigner des prospects ou partenaires potentiels
– Document de reporting: pour rendre des comptes et valoriser un bilan auprès d’actionnaires, de financeurs et partenaires
– Cohésion des équipes: pour aligner les collaborateurs salariés sur un projet d’entreprise commun, valoriser les réussites, et donner un cap, une vision commune
Ce Rapport peut également couvrir une période plus spécifique:
– Plusieurs années: pour faire le bilan d’un projet associatif ou projet d’entreprise
– Le temps d’un projet majeur: afin de mettre en avant la réussite, le respect ou les écarts du budget et des différents jalons
Le Rapport Annuel, ou le Rapport d’Activité, est un outil institutionnel majeur et incontournable pour valoriser son action.
Si sa forme peut varier, sa structure est relativement stable avec des briques incontournables et un sens de lecture qui oriente le sommaire.
Comment faire un rapport annuel ou rapport d’activité? Et quand le réaliser?
La publication du Rapport d’Activité, ou du Rapport Annuel, se fait toujours à la fin de la période ou du projet qui doit être valorisé.
Bien souvent en préparation de l’Assemblée Générale pour le Rapport Annuel.
Il faut collecter, et sélectionner, les éléments clefs à intégrer dedans:
– Faits marquants: dates, événements, échéances, nouveaux clients ou partenaires
– Photos: réunions internes, moments de vie de l’entreprise, événementiel, visuels type infographie
– Tableaux: financier, liste des projets et roadmap
– Organisation: organigramme, implantations
Une erreur fréquente est de se pencher sur le Rapport d’Activité, ou Rapport Annuel, à la fin de la période à valoriser.
Il est alors plus complexe de collecter tous les éléments. Revenir sur les faits marquants d’il y a 10 mois est moins évident que ceux du mois en cours.
Même si cela est possible, il sera plus difficile de faire une transcription fidèle plusieurs mois après. Le risque est alors de « survaloriser » les événements récents de la fin de la période, et de « sous-valoriser » ceux intervenus il y a plus longtemps en début de période.
Une bonne méthode est alors de faire un point mensuel pour alimenter le contenu du Rapport Annuel, du Rapport d’Activité, au fil de l’eau.
Il n’y aura alors plus qu’en fin de période à sélectionner, pondérer les éléments entre eux, et les synthétiser.
Ainsi que compléter avec les éléments ponctuels:
– Organigramme à jour
– Rapport financier: compte de résultat, bilan
– Edito du Président, Directeur Général et/ou administrateurs
Quel plan pour mon rapport d’activité?
Le Rapport Annuel, ou Rapport d’Activité, s’adresse à des lecteurs multiples. Certains connaissent déjà votre structure parfaitement, d’autres partiellement, et d’autres en revanche la découvrent pour la première fois.
A la manière de votre site Internet, le Rapport Annuel, ou d’Activité doit donc toujours démarrer par une présentation de votre structure. A charge du lecteur de savoir s’il veut parcourir ou non cette partie. Bien souvent c’est l’occasion de repréciser des évidences oubliées par tous, nous conseillons donc de ne pas faire l’impasse sur cette partie.
De même, ce rapport est l’étendard de votre structure, la Direction qu’il s’agisse de la Présidence ou de la Direction Générale doit dont réaliser un édito pour adresser un message clef:
– Valoriser une réussite particulière
– Rassurer dans un contexte de difficultés
– Remercier des parties prenantes
– Donner le cap et la vision dans un contexte de changement
La suite des éléments s’organiseront du général au plus spécifique pour conserver un sens de lecture cohérent, concernant en premier lieu la majorité des lecteurs puis dans un second temps des lecteurs spécifiques à la recherche de ressources particulières (ex rapport financier).
Les faits marquants, agrémentés de visuels, offriront un panorama en lecture rapide pour « balayer » la période écoulée et montrer sa richesse, son dynamisme.
Le rapport se terminera donc par les éléments financiers et les contacts spécifiques: contacts presse, siège, partenariats.
Peut-on modifier l’ordre d’un Rapport annuel?
Selon l’objectif du Rapport Annuel, ou Rapport d’Activité, il est possible de moduler cet ordre. Par exemple pour un rapport aux actionnaires il est possible de démarrer par le bilan financier, mais il ne faut pas faire l’impasse des autres éléments car même un actionnaire intéressé financièrement trouvera des éléments de réassurance, de confiance, ou au contraire de divergence avec la stratégie de l’entreprise en parcourant les autres éléments plus informels. Les actionnaires ont en effet deux modes de lecture des strucutures pour investir: l’analyse technique et l’analyse fondamentale.
Quel format pour votre Rapport Annnuel ou Rapport d’Activité?
Plusieurs formats peuvent être nécessaires pour la diffusion de votre rapport.
Un rapport annuel au format PDF est indispensable. Ce format permet d’allier qualité et taille de fichier ce qui facilite la diffusion de votre Rapport Annuel ou Rapport d’Activité en téléchargement sur votre site web, en envoi par email, ou bien encore en impression papier. Il s’agira alors d’une mise en page au format A4 en orientation portrait.
Une déclinaison PowerPoint peut être nécessaire pour présenter votre Rapport d’Activité ou Rapport Annuel à l’occasion de votre Assemblée Générale. L’orientation sera alors au format paysage.
La qualité des visuels en haute définition devra être assurée pour permettre une diffusion avec un vidéoprojecteur ou grand écran.
Enfin, pour rendre plus immersive la consultation de votre Rapport Annuel, vous pouvez le mettre en ligne sur la plateforme Calameo. Le rapport d’Activité sera alors consultable comme un magazine.
Ressources pour réaliser votre Rapport Annuel ou Rapport d’Activité
Nous vous proposons ici quelques ressources pour faciliter votre travail préparatoire notamment une trame de collecte et de préparation des éléments pour votre Rapport.
Vous pourrez notamment vous servir de cette trame pour nous transmettre les éléments afin que nous mettions en forme et réalisons votre Rapport Annuel ou Rapport d’Activité au meilleur prix.
Vous trouverez également des exemples de rapports pour vous inspirer et nous donner des illustrations de vos attentes pour votre propre Rapport d’Activité ou Rapport Annuel.