Rédiger son Rapport Annuel en interne ou en externe?
A qui s’adresse le rapport annuel?
Le Rapport Annuel s’adresse avant tout à un public externe: actionnaires, investisseurs, partenaires, financeurs, auditeurs… Ces acteurs externes à l’organisation connaissent plus ou moins bien votre structure. Même lorsqu’ils pensent la maîtriser, leur interprétation, leur éloignement, génère fréquemment des écarts de compréhension.
Les destinataires internes (salariés, représentants du personnel…) maîtrisent généralement mieux la réalité de l’activité. Mais là encore, d’un service à un autre, d’une direction à une autre, d’une filiale à une autre, la compréhension peut être biaisée.
Le Rapport Annuel s’adresse donc à une diversité de publics, internes et externes. Il concerne également une diversité de profils de lecteurs: financiers, techniques, observateurs. Il faut donc trouver un langage commun à cette diversité.
La ligne éditoriale du Rapport Annuel
Afin de s’adresser à cette diversité de lecteurs, il faut déterminer une ligne éditoriale universelle.
Les abréviations, le jargon, seront généralement à proscrire.
Une approche pédagogique, explicative, devra parfois être mise en oeuvre afin de rendre accessible le contenu.
Un rédacteur interne ou externe?
La rédaction d’un rapport annuel peut sembler simple au premier abord. Après tout il parle de sa propre structure, donc un salarié devrait pouvoir le rédiger. Dès lors la tentation peut être grande de le réaliser en interne, d’autant plus si l’on dispose d’une personne ou d’une équipe chargée de la communication.
Mais cela serait méconnaître le risque d’incompréhension ou d’erreurs.
En effet un rapport annuel n’est pas une simple communication interne. Il doit s’adresser à une grande variété de lecteurs comme nous l’avons vu.
Il faut donc éviter par exemple les abréviations, le jargon propre à son secteur. Tous les lecteurs ne connaissent pas non plus l’histoire de la structure, certains raccourcis pourraient alors rendre incompréhensible le rapport.
Bien évidemment, la matière sera fournie par les équipes en interne. L’agence de communication, le graphiste, le créatif, le communicant, quel que soit son titre, sera alors le traducteur, le pédagogue pour rendre intelligible, compréhensible, votre contenu.
Expert de la communication il permettra également d’orienter le ton du rapport annuel. Son regard extérieur pourra challenger les priorités. Un élément vécu comme majeur en interne par les équipes, peut ainsi se révéler mineur pour un tiers externe à l’organisation.
L’importance des visuels
Les illustrations du Rapport Annuel sont une composante essentielle. Elles permettent une mise en avant d’éléments clefs, une synthèse de certaines données complexes.
Elles sont également la première impression de votre structure pour les lecteurs de votre Rapport Annuel.
L’appui d’un graphiste professionnel est indispensable.
Chez Rapport-Annuel.fr, si vous souhaitez optimiser votre budget, nos graphistes reprennent le contenu que vous nous fournissez. Nous travaillons donc sur votre matière première que nous mettons en forme et rendons brillante.
Une rédaction conjointe du Rapport Annuel
La rédaction d’un rapport annuel d’activité doit donc se faire de manière complémentaire avec des interlocuteurs internes et des compétences externes en communication.
Ce regard complémentaire permettra de garantir l’efficacité de la communication, sa précision, son impact, et dans certains cas sa confidentialité car les concurrents seront également les premiers lecteurs de votre Rapport Annuel.
Les concurrents voient en effet dans le Rapport Annuel une mine d’information pour leur veille concurrentielle.
Le partenaire communication pour la réalisation de votre Rapport Annuel pourra ainsi également vous alerter sur la sensibilité d’une information contenue dans le projet de Rapport d’Activité.